Журнал регистрации входящих документов

Журнал регистрации входящих документов - применяется для регистрации поступивших в организацию документов, требующих учета и исполнения. Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. (ГОСТ Р 51141-98) Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Регистрация преследует три цели: - учет документов; - контроль за их исполнением; - справочная работа по документам. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация. Как правило, не подлежат регистрации: - письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения; - рекламные письма; - поздравительные письма и телеграммы; - приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; - печатные издания (книги, брошюры, журналы); - пакеты с пометой «лично»; - копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; - информационные материалы и т.д.. Регистрационный номер (индекс) документа — цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.