Журнал регистрации приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение)

Журнал регистрации приказов по личному составу - применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет. Приказы по личному составу - это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Срок хранения - 75 лет. К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы: - О приеме работника (работников) на работу - О прекращении действия трудового договора с работником (работниками) - О переводе работника (работников) на другую работу - О совмещении должностей / профессий - об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора); - О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную) - О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет - О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет - О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы свыше 14 дней - Об изменении фамилии, имени, отчества работника - О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.). и др. Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу. Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов: - О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а) - О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а) - О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а) - О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а) - О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а) Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника). Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. (ГОСТ Р 51141-98) Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3). Обратите внимание, что в соответствии с п. "д" ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет.